MEMAHAMI REGULASI BIDANG KEPROTOKOLAN

MEMAHAMI REGULASI BIDANG KEPROTOKOLAN 

ATURAN PROTOKOL

          Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat

1. Peraturan tentang Keprotokolan

     a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

     b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

     c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara     dan tata penghormatan

     d. Perkalan no. 40 Tahun 2015 tentang keprotokolan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

     a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

     b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

     c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

     d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

     e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

     f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

     g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

     h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

     i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

     j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah

     k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

     l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.

CARILAH UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN KEPROTOKOLAN MELALUI INTERNET ATAU MEDIA BUKU TERKAIT MATERI KEPROTOKOLAN

 

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

-          Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

-          Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

-          Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

-          Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

-          Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

-          Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

-          Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

-          Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

-          Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi

Latihan pengetahuan 

1. sebutkan macam-macam regulasi bidang keprotokolan yang berlaku 

2. sebutkan tujuan adanya regulasi keprotokolan

3. sebutkan perbedaan acara kenegaraan dengan acara resmi

4. sebutkan perbedaan pejabat negara dengan pejabat pemerintah

5. Jelaskan singkatan dari Perkala serta sebutkan fungsi adanya Perkalan no 40 tahun 2015

 

_SELESAI_

ASAS, TUJUAN, PERANAN DAN TUGAS BAGIAN HUMAS & KEPROTOKOLAN SERTA FUNGSI PROTOKOL

ASAS, TUJUAN, PERANAN DAN TUGAS BAGIAN HUMAS &  KEPROTOKOLAN SERTA FUNGSI PROTOKOL

Asas Asas Protokol

Dalam keprotokolan negara Republik Indonesia terdapat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler. Yakni, asas kebangsaan, asas keterlibatan dan kepastian hukum, asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan dan asas timbal balik.

1.     Asas Kebangsaan

Yang dimaksud dengan asas kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa indonesia yang pruralistik (Kebinekaan) dengan tetap menjaga rinsip NKRI

2.     Asas ketertiban dan kepastian hukum

Dalam hal ini yang dimaksud dengan ketertiban dan kepastian hukum adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.

3.     Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan

Dalam hal ini yang dimaksud keseimbangan kesesuaian dan keselarasan adalah keprotoklan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian dan keslarasan antara individu dan masyarakat dengan mengedepankan kepentingan bangsa dan negara.

4.     Asas timbal balik

Pada asas ke-empat ini yang dimaksud dengan timal baik adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

5.   Asas agama

Tidak menyudutkan suatu agama dengan agama yg lain

Tujuan Protokol

Selain asas-asas protokol terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokolan itu sendiri antara lain :

1.      Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintah, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu dan/atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam neara, pemerintah dan masyarakat.

2.      Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.

3.      Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

Peran Protokol (Keprotokolan)

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institus. Disamping itu, protokler juga merupakan bagian yang merekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan baik tingkat lokal maupun nasional.

Peran protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan tamu duduk atau penyambutan tamu saja, namun protokol memiliki peran selain menjadi koordinator kegiatan/acara seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait. Seorang protokol juga harus bertindak sebagai mediator bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan semua piak yang terlibat.

 TUGAS DAN FUNGSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOLER

Bagian humas dan protokol menyelenggarakan fungsi pelaksanaan sebagian fungsi dan pengkoordinasian pmbinaan di bidang informasi dan kehumasan yang meliputi pengumpulan informasi dan pemberitaan, kegiatan keprotokolern sera menkoordinasikan pembinaan rado siaran.

Tugas Bagian Humas Dan Protokol

·     Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dibidang informasi kehumasan dan protokol yang meliputi pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran publik lokal serta keprotokoleran.

·     Melaksanakan pembinaan, dan pengendalian kegiatan pengumpulan bahan pedoman dan petunjuk teknis serta program di bidang informasi dan kehmasan sesuai dengan rencana strategi pemerintah daerah / organisasi

·      Melaksanakan koordinasi kebijakan dibidang informasi dan kehumasan

·    Melaksanakan penanggung jawab dalam penylenggaraan publikasi hasil keiatan pemerintah dan masyarakat.

·   Melaksanakan penanggungjawan pelayanan umum peneenggaraan pemerintah daerah dibidang informasi kehumasan dan keprotokolan

·    Menjalin komunikasi dengan seluruh satuan kerja di lingkungan pemerintah daerah agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan kompetemsi organisasi pemerintah secara keseluruhan.

·     Menyediakan dan memberikan informasi publik yang benar dan akurat kepada masyarakat, media massa dan instan pers sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.

· Melaksanakan pembinaan dalam rangka perencanaan, pngorganisasian, pelaksanaan dan pengenmabangan serta pengendalian/evaluasi dalam rangka kegiatan pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran serta kegiatan keprotokolan.

·     Melaksanakan pembinaan dan pengawasan urusan ketatausahaan di bagian humas dan protokol.

·     Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan komputer/teknologi informasi

·      Mmberikan penilaian DP3 kepada kasubag yang menjadi tanggung jawabnya.

·  Menyimpan dan mengarsipkan dokumen kepegawaian termasuk surat keputusan lain yang diberikan oleh asisten III sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tugas Subag Pengumpulan Informasi

·     Melaksanakan kegiatan pengumpuln data dan penyajian data

·     Membuat dan menyiapkan media informasi cetak/visual dan media informasi luar ruang

·     Melakukan pengumulan data dan informasi untuk materi penerbitan media internal Pemkab

·     Mendistribusikan hasil produk media cetak ke berbagai pihak

·     Menghimpun dan menyajikan kliping berita dari berbagai media cetak

·     Melakukan analisis terhadap berita dan informasi yang dimuat di media cetak dan elektronik

·     Menjalin kerja dan mitra kerja dibidang informasi dan kehumasan

·   Menghimpun dan menyiaokan materi dialog serta mengkoordinasikan kegiatan dialof interaktif baik di radio maupu Televisi

·     Membuat dan menyiapkan materi publikasi seperti pengumuman, iklan, tayangan masyarakat dan adio spot.

·     Melakukan pengawasan kegiatan kesenian serta pegelolaan gedung auditorium pemkab

·     Melaksanakan kegiatan kearsipan

·  Melaksanakan pengisian, penyimanan dan pemeliharaan data pegawai serta menyiapkan dan melaporkan data kpeawaian secara berkala.

·      Melayani administrasi surat - surat bagian humas baik surat keluar maupun surat masuk.

·     Melakukan pendataan dan pemeiharraan barang – barang inventaris daerah milik bagian humas dan protokol

·     Memberikan penilaian kepada staff yang menjadi tanggung jawabnya

·     Melaksanakan kegiatan lain ang dituaskan oleh kabag humas dan protokoler.

Tugas Subag Dan Pemberitaan Dan Pembinaan Radio Siaran Publik Lokal :

·     Melaksanakan pendokumentasian kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya dalam bentuk foto dan rekaman video

·     Melaksanakan editing dan processing hasil dokumentasi kegiatan

·  Memberikan pelayanan dokumentasi foto dan shooting video untuk kepentingan pemkab berdasarkan ketentuan yang berlaku

·     Melaksanakan peliputan kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya

·     Menyusun press release sebagai bahan pemberitaan

·     Menyusun naskah daily news untuk website lembaga

· Melaksanakan koordinasi dengan media massa dalam rangka penyebarkuasan informasi pemberitaan

·     Melaksanakan fungsi pembinaan terhadap radio siaran public lokal

·   Melaksanakan koordinasi dengan berbagai stasiun radio bik pemerintah maupun swasta dalam rangka publikasi berbagai kebijakan pemkab

·     Memberikan penilaian kepada staff yang mnjafi tanggung jawabnya

·     Melaksanakan tugas lain yang dibrikan kabag Humas dan Protokol.

Tugas Subag Protokol :

·    Mempersiakan akomodasi protokoler kegiatan pemkab

·     Mengatur layout atau tata letak posisi tamu undangan dan muspida pada rapat dan acara resmi

·     Mempersiapkan transit bagi muspida atau tamu penting lainnya

·    Menyusun teks doa serta menyiapkan petugas doa dalam acara – acara seremonial dilingkungan pemkab

·     Mengatur penerimaan tamu di lingkungan pemkab

·     Melaksanakan koordinasi dengan tamu dan mengatur jadwal kunjungan

·   Melaksanakan koordinasi dengan SKPD ( Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang terkait dengan kunjungn tamu

·  Melaksanakan penjemputan dan mengatur tamu serta menyiapkan trasnsit bagi pimpinan rombongan

·     Mempersiapkan dan mengatur jalannya acaara yang berkunjung ke lembaga

·      Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan komputer

·     Memberikan penialaian kepada staff yang menjadi tanggung jawabnya

·     Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kabag humas dan protokol.

FUNGSI PROTOKOL

1. Fungsi Perencanaan

     Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2. Fungsi Pengorganisasian

     Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3. Fungsi Penggerakan

     Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4. Fungsi Pengawasan

     Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5. Fungsi Pengkkordinasian

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

 

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS	PROTOKOL
-          Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain.	-          Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks secara terstruktur
-          Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan	-          Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

      -          Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik

      -          Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain

      -          Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau    

             perusahaan 

      -       Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan

     -         Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi 

            lebih   maju.

 

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

            Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik

6. Mampu berpenampilan yang baik

7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 

 

 SYARAT-SYARAT BAGI PETUGAS PROTOKOL

Kemudian hampir senada dengan yang diatas dalam beberapa literatur dapat ditemukan, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol.Hal ini penting, agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. 

Beberapa kualifikasi tersebut antara lain:

1.    Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2.   Bisa mewujudkan dirinya sebagai aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas / acara.

3.   Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4.   Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban, dan lain-lain.

5.   Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik.

6.   Mampu berpenampilan yang baik.

7.   Mampu berkomunikasi dengan baik.

SUMBER- SUMBER PROTOKOL

1. Persetujuan Internasional

- Konggres Westphelia 1648

- Konggres Wina 1815

- Vienna Convention of Diplomatic Relation 1961

- Vienna Convention of Consular Relation 1963

2. Peraturan Perundang-undangan masing-masing Negara

3. Tradisi, adata istiadat dan kebiasaan setempat

4. Azas Timbal Balik

5. Kepribadian kepala negara

      

Latihan Soal pengetahuan

  1. Sebut dan jelaskan azas-azas keprotokolan, penjelasan menggunakan bahasa kalian sendiri!

  2. Berikan pendapat kalian pentingnya suatu keprotokolan bagi kelancaran suatu acara! 

 3. Jelaskan menurut pendapat kalian, pentingnya fungsi pengorganisasian bagi suatu sistem keprotokolan! 

  4. Sebutkan peran dari keprotokolan!

 5. Berikan pendapat kalian, apakah fungsi perencanaan hanya tepat digunakan untuk kegiatan keprotokolan di lingkungan pemerintahan? 

  6. Berikan contoh kegiatan keprotokolan di lingkungan sekolah dan sertakan contoh susunan acara yang kalian ketahui! 

 7. Berikan pendapat kalian, apakah asas keprotokolan harus diterapkan untuk acara resmi kenegaraan?

   latihan soal keterampilan 

ANDA DIMINTA UNTUK MENJADI PETUGAS PROTOKOL PADA SALAH SATU ACARA DI BAWAH INI : 1. Acara kemerdekaan RI 2. Acara peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW 3. Acara hari Sumpah Pemuda 4. Acara kenegaraan 5. Upacara pelantikan dan serah terima jabatan  6. Upacara penandatanganan naskah kerjasama 7. Upacara sumpah pegawai 8. Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru  9. Upacara Dies Natalies 10. Upacara Wisuda sarjana 9. Peresmian pembukaan seminar, symposium, dan sebagainya   Susunlah susunan acara menurut versi Anda sendiri, praktikan diri Anda sebagai seorang protokol yang disaksikan oleh Guru Pembimbing di luar kelas

 

                                                             - SELESAI -