ASAS, TUJUAN, PERANAN DAN TUGAS BAGIAN HUMAS & KEPROTOKOLAN SERTA FUNGSI PROTOKOL

ASAS, TUJUAN, PERANAN DAN TUGAS BAGIAN HUMAS &  KEPROTOKOLAN SERTA FUNGSI PROTOKOL

Asas Asas Protokol

Dalam keprotokolan negara Republik Indonesia terdapat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler. Yakni, asas kebangsaan, asas keterlibatan dan kepastian hukum, asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan dan asas timbal balik.

1.     Asas Kebangsaan

Yang dimaksud dengan asas kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa indonesia yang pruralistik (Kebinekaan) dengan tetap menjaga rinsip NKRI

2.     Asas ketertiban dan kepastian hukum

Dalam hal ini yang dimaksud dengan ketertiban dan kepastian hukum adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.

3.     Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan

Dalam hal ini yang dimaksud keseimbangan kesesuaian dan keselarasan adalah keprotoklan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian dan keslarasan antara individu dan masyarakat dengan mengedepankan kepentingan bangsa dan negara.

4.     Asas timbal balik

Pada asas ke-empat ini yang dimaksud dengan timal baik adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

5.   Asas agama

Tidak menyudutkan suatu agama dengan agama yg lain

Tujuan Protokol

Selain asas-asas protokol terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokolan itu sendiri antara lain :

1.      Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintah, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu dan/atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam neara, pemerintah dan masyarakat.

2.      Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.

3.      Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

Peran Protokol (Keprotokolan)

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institus. Disamping itu, protokler juga merupakan bagian yang merekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan baik tingkat lokal maupun nasional.

Peran protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan tamu duduk atau penyambutan tamu saja, namun protokol memiliki peran selain menjadi koordinator kegiatan/acara seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait. Seorang protokol juga harus bertindak sebagai mediator bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan semua piak yang terlibat.

 TUGAS DAN FUNGSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOLER

Bagian humas dan protokol menyelenggarakan fungsi pelaksanaan sebagian fungsi dan pengkoordinasian pmbinaan di bidang informasi dan kehumasan yang meliputi pengumpulan informasi dan pemberitaan, kegiatan keprotokolern sera menkoordinasikan pembinaan rado siaran.

Tugas Bagian Humas Dan Protokol

·     Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dibidang informasi kehumasan dan protokol yang meliputi pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran publik lokal serta keprotokoleran.

·     Melaksanakan pembinaan, dan pengendalian kegiatan pengumpulan bahan pedoman dan petunjuk teknis serta program di bidang informasi dan kehmasan sesuai dengan rencana strategi pemerintah daerah / organisasi

·      Melaksanakan koordinasi kebijakan dibidang informasi dan kehumasan

·    Melaksanakan penanggung jawab dalam penylenggaraan publikasi hasil keiatan pemerintah dan masyarakat.

·   Melaksanakan penanggungjawan pelayanan umum peneenggaraan pemerintah daerah dibidang informasi kehumasan dan keprotokolan

·    Menjalin komunikasi dengan seluruh satuan kerja di lingkungan pemerintah daerah agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan kompetemsi organisasi pemerintah secara keseluruhan.

·     Menyediakan dan memberikan informasi publik yang benar dan akurat kepada masyarakat, media massa dan instan pers sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.

· Melaksanakan pembinaan dalam rangka perencanaan, pngorganisasian, pelaksanaan dan pengenmabangan serta pengendalian/evaluasi dalam rangka kegiatan pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran serta kegiatan keprotokolan.

·     Melaksanakan pembinaan dan pengawasan urusan ketatausahaan di bagian humas dan protokol.

·     Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan komputer/teknologi informasi

·      Mmberikan penilaian DP3 kepada kasubag yang menjadi tanggung jawabnya.

·  Menyimpan dan mengarsipkan dokumen kepegawaian termasuk surat keputusan lain yang diberikan oleh asisten III sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tugas Subag Pengumpulan Informasi

·     Melaksanakan kegiatan pengumpuln data dan penyajian data

·     Membuat dan menyiapkan media informasi cetak/visual dan media informasi luar ruang

·     Melakukan pengumulan data dan informasi untuk materi penerbitan media internal Pemkab

·     Mendistribusikan hasil produk media cetak ke berbagai pihak

·     Menghimpun dan menyajikan kliping berita dari berbagai media cetak

·     Melakukan analisis terhadap berita dan informasi yang dimuat di media cetak dan elektronik

·     Menjalin kerja dan mitra kerja dibidang informasi dan kehumasan

·   Menghimpun dan menyiaokan materi dialog serta mengkoordinasikan kegiatan dialof interaktif baik di radio maupu Televisi

·     Membuat dan menyiapkan materi publikasi seperti pengumuman, iklan, tayangan masyarakat dan adio spot.

·     Melakukan pengawasan kegiatan kesenian serta pegelolaan gedung auditorium pemkab

·     Melaksanakan kegiatan kearsipan

·  Melaksanakan pengisian, penyimanan dan pemeliharaan data pegawai serta menyiapkan dan melaporkan data kpeawaian secara berkala.

·      Melayani administrasi surat - surat bagian humas baik surat keluar maupun surat masuk.

·     Melakukan pendataan dan pemeiharraan barang – barang inventaris daerah milik bagian humas dan protokol

·     Memberikan penilaian kepada staff yang menjadi tanggung jawabnya

·     Melaksanakan kegiatan lain ang dituaskan oleh kabag humas dan protokoler.

Tugas Subag Dan Pemberitaan Dan Pembinaan Radio Siaran Publik Lokal :

·     Melaksanakan pendokumentasian kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya dalam bentuk foto dan rekaman video

·     Melaksanakan editing dan processing hasil dokumentasi kegiatan

·  Memberikan pelayanan dokumentasi foto dan shooting video untuk kepentingan pemkab berdasarkan ketentuan yang berlaku

·     Melaksanakan peliputan kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya

·     Menyusun press release sebagai bahan pemberitaan

·     Menyusun naskah daily news untuk website lembaga

· Melaksanakan koordinasi dengan media massa dalam rangka penyebarkuasan informasi pemberitaan

·     Melaksanakan fungsi pembinaan terhadap radio siaran public lokal

·   Melaksanakan koordinasi dengan berbagai stasiun radio bik pemerintah maupun swasta dalam rangka publikasi berbagai kebijakan pemkab

·     Memberikan penilaian kepada staff yang mnjafi tanggung jawabnya

·     Melaksanakan tugas lain yang dibrikan kabag Humas dan Protokol.

Tugas Subag Protokol :

·    Mempersiakan akomodasi protokoler kegiatan pemkab

·     Mengatur layout atau tata letak posisi tamu undangan dan muspida pada rapat dan acara resmi

·     Mempersiapkan transit bagi muspida atau tamu penting lainnya

·    Menyusun teks doa serta menyiapkan petugas doa dalam acara – acara seremonial dilingkungan pemkab

·     Mengatur penerimaan tamu di lingkungan pemkab

·     Melaksanakan koordinasi dengan tamu dan mengatur jadwal kunjungan

·   Melaksanakan koordinasi dengan SKPD ( Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang terkait dengan kunjungn tamu

·  Melaksanakan penjemputan dan mengatur tamu serta menyiapkan trasnsit bagi pimpinan rombongan

·     Mempersiapkan dan mengatur jalannya acaara yang berkunjung ke lembaga

·      Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan komputer

·     Memberikan penialaian kepada staff yang menjadi tanggung jawabnya

·     Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kabag humas dan protokol.

FUNGSI PROTOKOL

1. Fungsi Perencanaan

     Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2. Fungsi Pengorganisasian

     Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3. Fungsi Penggerakan

     Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4. Fungsi Pengawasan

     Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5. Fungsi Pengkkordinasian

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

 

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS	PROTOKOL
-          Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain.	-          Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks secara terstruktur
-          Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan	-          Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

      -          Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik

      -          Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain

      -          Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau    

             perusahaan 

      -       Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan

     -         Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi 

            lebih   maju.

 

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

            Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik

6. Mampu berpenampilan yang baik

7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 

 

 SYARAT-SYARAT BAGI PETUGAS PROTOKOL

Kemudian hampir senada dengan yang diatas dalam beberapa literatur dapat ditemukan, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol.Hal ini penting, agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. 

Beberapa kualifikasi tersebut antara lain:

1.    Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2.   Bisa mewujudkan dirinya sebagai aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas / acara.

3.   Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4.   Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban, dan lain-lain.

5.   Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik.

6.   Mampu berpenampilan yang baik.

7.   Mampu berkomunikasi dengan baik.

SUMBER- SUMBER PROTOKOL

1. Persetujuan Internasional

- Konggres Westphelia 1648

- Konggres Wina 1815

- Vienna Convention of Diplomatic Relation 1961

- Vienna Convention of Consular Relation 1963

2. Peraturan Perundang-undangan masing-masing Negara

3. Tradisi, adata istiadat dan kebiasaan setempat

4. Azas Timbal Balik

5. Kepribadian kepala negara

      

Latihan Soal pengetahuan

  1. Sebut dan jelaskan azas-azas keprotokolan, penjelasan menggunakan bahasa kalian sendiri!

  2. Berikan pendapat kalian pentingnya suatu keprotokolan bagi kelancaran suatu acara! 

 3. Jelaskan menurut pendapat kalian, pentingnya fungsi pengorganisasian bagi suatu sistem keprotokolan! 

  4. Sebutkan peran dari keprotokolan!

 5. Berikan pendapat kalian, apakah fungsi perencanaan hanya tepat digunakan untuk kegiatan keprotokolan di lingkungan pemerintahan? 

  6. Berikan contoh kegiatan keprotokolan di lingkungan sekolah dan sertakan contoh susunan acara yang kalian ketahui! 

 7. Berikan pendapat kalian, apakah asas keprotokolan harus diterapkan untuk acara resmi kenegaraan?

   latihan soal keterampilan 

ANDA DIMINTA UNTUK MENJADI PETUGAS PROTOKOL PADA SALAH SATU ACARA DI BAWAH INI : 1. Acara kemerdekaan RI 2. Acara peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW 3. Acara hari Sumpah Pemuda 4. Acara kenegaraan 5. Upacara pelantikan dan serah terima jabatan  6. Upacara penandatanganan naskah kerjasama 7. Upacara sumpah pegawai 8. Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru  9. Upacara Dies Natalies 10. Upacara Wisuda sarjana 9. Peresmian pembukaan seminar, symposium, dan sebagainya   Susunlah susunan acara menurut versi Anda sendiri, praktikan diri Anda sebagai seorang protokol yang disaksikan oleh Guru Pembimbing di luar kelas

 

                                                             - SELESAI -