Ruang
Lingkup Keprotokolan
A. Pengertian, Sejarah, Asaz dan Tujuan Protokol
Dalam pengertian luas
protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik
dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
Sejarah Kata Protokol
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol,
bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan bahasa
Yunani protocollon. Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,
"Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in
official dealings, as between heads of state or diplomats."
Awalnya, istilah
protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau
naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin
luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan
keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan,
perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya,
protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan
dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler
ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Masalah protokoler ditujukan pada
keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh
manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan
apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan
sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak
acara.
Dalam Rapat Kerja
Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati
keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut
atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
Keprotokolan di Indonesia diatur
dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata
upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.
2. Persyaratan
Menjadi Protokoler.
Persyaratan untuk
menjadi protokoler yaitu :
1. Mempunyai
pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
3. Trampil dan cekatan menguasai situasi
4. Mampu
mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
5. Sangat
peka terhadap permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain
7. Sederhana
dan sopan serta hormat pada setiap orang
8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
9. Rendah
hati tetapi tidak rendah diri
10. Penampilan menarik
11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
12. Berbahasa
dengan tekanan dan suara yang baik
13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
14. Menguasai
istilah-istilah baru dan bahasa asing
Adapun yang mengatur
kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam
menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang
berkaitan dengan keprotokolan.
3. Jenis-jenis Kegiatan Protokol
Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
a. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis Kegiatan yang
bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/
Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
1) Upacara
pelantikan dan serah terima jabatan
2) Upacara
penandatanganan naskah kerjasama
3) Upacara
sumpah pegawai
4) Upacara
peresmian/ pembukaan gedung baru
5) Peresmian
pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya
b. Jenis
kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi
1) Upacara
Dies Natalies
2) Upacara
wisuda sarjana
3) Upacara
pengukuhan guru besar
4) Upacara
promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa
4. Aktivitas Protokoler
Aktivitasnya terdiri
atas 5 hal yaitu
a. Tata ruang,
b. Tata upacara,
c. Tata Tempat,
d. Tata Busana,
e. Tata Warkat.
a. Tata ruang,
Tata ruang adalah
pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung
dari jenis aktivitas.
1) Perangkat
keras, adalah berbagai macam
perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa
meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera,
taman dan lain sebagainya
2) Perangkat
lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka
pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas
keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.
Yang perlu
diperhatikan :
1) Ruang
harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
2) Papan
nama petunjuk yang diperlukan
3) Tata
suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4) Tata
lampu yang mencukupi kebutuhan.
Penjelasan mengenai
perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai :
1) Jumlah
kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat
lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan,
termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan
sebagainya
3) Khusus
Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Sebagai pemandu acara
ia akan melaksanakan tugas sebagai MC
(1). Sikap yang tegas dan
berdisiplin tinggi
(2). Volume suara yang
konstan dan mantap
(3). Kemampuan menguasai
bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing.
(4). Kepekaan terhadap
situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan
(5). Sifat yang tidak mudah tersinggung
(6). Berkepribadian
b) Pemandu
acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan
cepat tanggap membaca situasi.
c) Harus dapat
menempatkan diri cukup sopan dan simpatik
d) Mengetahui
tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai
arena kegiatan)
e) Pandai mengatur volume suara
f) Tidak
dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang
g) Mampu menguasai massa
- Tata upacara,
Tata upacara adalah
tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan
jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
1) jenis kegiatan;
2) bahasa pengantar yang dipergunakan;
3) materi aktivitas.
Dalam tata upacara,
supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil
penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam
memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan
sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.
Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage
manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara
dan pelaksana upacara.
- Tata Tempat (Preseance)
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam
bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini
adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah
ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang
biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang
bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata
urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden
nomor 265 tahun 1968.
Pihak-pihak
yang berhak didahulukan dalam preseance:
1) Golongan Very Important
Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau
kedudukannya.
2) Golongan Very Important
Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya
bangsawan dan sebagainnya.
Pedoman
Preseance:
1) Aturan
dasar Preseance
a) Orang yang dianggap
paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,
b) Jika orang-orang dalam posisi
duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag
kanan.
2) Aturan
umum tata tempat
a) Jika duduknya
menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar.
Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
b) Dalam pengaturan tempat suatu
jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada
garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling
tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
3) Aturan tempat
duduk
Urutan tempat duduk diatur
menurut aturan sebagai berikut:
a) Yang didahulukan adalah tempat
duduk yang paling tinggi
b) Berikutnya diatur secara
berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan
urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
4) Atutan urutan
memasuki kendaraan
Tata urutan memasuki
kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan
memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe
kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus
mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.
Beberapa cara
bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api
sebagai berikut:
a) Pesawat udara :
Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir,
sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu.
b) Kapal laut: orang
yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih dahulu
c) Kenderaan mobil atau
kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan
mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat
diatur sedemikian rupa karena keadaan, hal tersebut merupakan
suatu perkecualian.
d) Letak kenderaan
hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan akan menuju, berada di
sebelah kiri kita.
e) Yang utama duduk di
tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri.
f) Bila
sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan dihadapkan ke
sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.
g) Jika penumpang mobil
tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk
disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di
tengah.
h) Jika mobil
dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak
di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah
kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.
- Tata Busana.
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian
yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat
undangan ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan atau
dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.
Jenis
tata busana yang perlu diketahui:
1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
2) Pakaian Sipil Harian (PSH)
3) Pakaian Oinas Lapangan (PDL)
4) Pakaian Dinas Harian (PDH)
5) Pakaian Dinas Upacara
I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
6) Pakaian Resmi Jabatan
(untuk pejabat tertentu)
7) Pakaian Nasional atau
pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
8) Toga
(Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)
- TataWarkat.
Pengaturan mengenai
undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:
1) Daftar nama tamu yang
akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
2) Jumlah undangan
disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan
kegiatan sendiri.
3) Bentuk undangan
sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format,
isi dan sebagainya.
4) Menulis
nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama,
pangkat, jabatan dan alamatnya.
5) Dalam undangan perlu
dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak
dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa
orang.
6) Mencantumkan kode
undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
7) Mencantumkan
ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
8) Menentukan batas
waktu penerimaan tamu.
9) Catatan dalam
undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang
merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
10) Undangan dikirim
dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan
(seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
5. Tata
Cara Mengatur Kegiatan Protokol
Dalam mengatur
kegiatan keprotokolan harus memiliki:
a. Tata
cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap
perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah
dilakukan.
b. Tata
krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
c. Aplikasi
aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang
keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras
dengan situasi dan kondisi.
6. Peran
dan Fungsi Protokoler
Peran dan fungsi
protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh
organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang
melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama
bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas
kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.
Diperlukan adanya
keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol
ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara
yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata
pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak,
terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban
dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
B. Penyelenggaraan seminar
Tahapan
penyelenggaraan seminar :
1. Tahap orientasi
2. Tahap persiapan
3. Tahap pelaksanaan
4. Tahap penutupan
1. Tahap
orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah :
a. Latar belakang diadakannya suatu kegiatan
b. Tujuan diadakannya suatu kegiatan
c. Manfaat
yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan
d. Kemungkinan
– kemungkinan yang akan terjadi jikan suatu kegiatan tersebut diadakan
2. Tahap
persiapan, langkah-langkahnya adalah :
a. Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah langsung.
b. Rapat-rapat
panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan – persiapan pelaksanaan kegiatan
agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang
diharapkan.
c. Anggaran
dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi prediksi
pengeluaran yang akan dikeluarkan.
3. Tahap pelaksanaan
Memastikan penggunaan
ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya. fasilitas2 dan
letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta, kenderaan umum, dan
juga penataan ruangan.
4. Tahap penutupan
Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh
tanggung jawab masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi
tugasnya.
Setelah semua
pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya
dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.
C. Pembawa Acara (MC=Pemandu Acara)
1. Pembawa acara
merupakan bagian dari kegiatan protokoler.
2. Istilah
pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer {penymr),
Toatmasier(pembawa acara untuk pesta-pesta). Masterof CErEmony(pembawa
acara untuk acara yang sifatnya seremonial. misalnya: upacara wisuda, upacara
kenegaraan, dsb).
Beberapa hal yang perlu
diperhatikan :
1. Berbusana yang baik
2. Nada/volume suara yang baik
3. Tata bahasa yang baik
4. Bersikap yang baik
5. Cara bertindak dari
acara satu ke acara yang lain
6. Cara menutup acara yang baik
DAFTAR PUSTAKA
Haryati, Sri. Keprotokolan
di Indonesia, Pengertian dan Istilah. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 2004.
Olii, Helena. Pengetahuan
Protokol. Jakarta: Fikom UMB, 2007.
Wiryandari,
Rosita. Sejarah dan Fungsi Keprotokolan. Jakarta: Fikom UMB, 2007
www.panca
.wordpress.com/2006/07/17/sejarah-kata-protokol.
www.unpad.ac.id.
Anbarini, Ratih. Protokol berperan penting dalam pencitraan
oragnaisasi.
Sumber :
http://bemfidkom.blogspot.com/2013/02/materi-protokoler.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar