PEMUTAKHIRAN TIKET PENERBANGAN

  Guru Mata Pelajaran : Rahma Dewi, S.E

  MATERI  RANGKUMAN Kelas XI UPW Semester Ganjil

  PEMESANAN TEMPAT

  BAB III  MENGANALISIS PEMUTAKHIRAN DATA PEMESANAN TIKET

    PENERBANGAN

  Ø  PEMUTAKHIRAN TIKET PENERBANGAN

Dimanapun bekerja, baik dengan Manual Reservation maupun Computerized Reservation, selalu terdapat standarisasi untuk reservasi. Saat seseorang ingin melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang, maka yang harus dilakukan pertama kali melakukan proses reservasi (booking).

Adapun kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemutakhiran data pemesanan tiket penumpang antara lain :

1.  BOOKING POLICY

Booking policy atau kebijakan booking/reservasi, dimulai dengan penyebutan sejumlah data, yang diperlukan untuk sebuah reservasi, seperti: nama lengkap penumpang yang akan berangkat, jumlah orang yang akan berangkat, fonefield (berisikan alamat penumpang, dan nomor telepon yang dapat dihubungi/local contact pax), itinerary (tujuan (destination), hari dan jam keberangkatan/kepulangan), kelas penerbangan yang diinginkan, juga bila ada special request yang dimintakan oleh penumpang.

Setelah semuanya sudah diproses, maka petugas reservasi akan menyebutkan ulang data-data dari penumpang tersebut, dilanjutkan dengan KODE BOOKING (yang terdiri dari 6 huruf/angka), yang bertujuan untuk mengantisipasi jika tamu kelupaan atau jika terjadi kesalahan dapat diperbaiki secepatnya.

Untuk contoh pembukuan sederhana, dapat dilihat dibawah ini:

 Q24P6Y

 1. 1ARIE/PUTRABENYAMINMR

 2 GA  215 B  4DEC JOGCGK HK1       1735-5 1840-5 Y-B   /E

 FONE [Fonefield]

 1 YUHXY-JKT-A 08128023622/0217440802 CO PAX [Nomor HP Pax]

 2 YUHXY-JKT-T 0217424042 NATA CPT CO IZAL [Nomor Telp kantor]

KETERANGAN :

Q24P6Y                                           : Kode Booking dari pembukuan/reservasi pax tersebut

ARIE/PUTRABENYAMINMR    : Nama penumpang yang berangkat

GA 215                                             : Flight Number

B                                                       : Class yang diterbangi

4DEC                                                : Tanggal keberangkatan

JOGCGK                                         : Rute yang diambil

HK1                                                   : Holding Confirm (Kepastian confirm untuk 1 orang)

1735-5                                                : Jam keberangkatan – Hari berangkat, hari ke-5

1840-5                                                : Jam tiba di tempat tujuan

Y-B                                                    : Kelas yang diterbangkan adalah Ekonomi

Reservasi tersebut diatas, didapat dari beberapa entry, yang diperlukan (semacam “rumus”) yang hanya digunakan di system Travsys Garuda. Adapun beberapa arti, simbol, dan entry yang harus diketahui dan dilakukan jika anda sebagai seorang petugas reservasi, dalam melakukan proses booking :

CHECK AVAILABILITY   : [Rumus: ATGLBLNRU] Ex: A30JUNJOGCGK

TARIK SEAT DI SYSTEM : [Rumus: NjumlahClsJam] Ex: N2Y2

BOOK NAMA PAX             : [Rumus: -Namapax/Status] Ex: -ARDIAN/MR

NAMA PEMESAN               : [Rumus: 6Namapemesan] Ex: 6RINI/MRS

FONEFIELD                         : [Rumus: 9 diikuti no telp]

TIME LIMIT                         : [Rumus: 81200/TGL]

END OF TRANSACTION   : [Rumus: ER]

CONTOH KEDUA : RESERVASI  BY SYSTEM AMADEUS

1.     BUKA WEB :

https://www.training.ap1.sellingplatformconnect.amadeus.com

2.     SIGN –IN :

3.     MASUKKAN PASSWORD :

4.     CEK TANGGAL KEBERANGKATAN BESERTA TUJUAN : (AN)

AN01MARPKUCGK                 ←

5.     INPUT BERAPA JUMLAH PENUMPANG YANG AKAN BERANGKAT BESERTA : (SS)

SS1Y1     ←    (NEED 1 PAX FOR Y CLASS AT LINE 1)

ATAU SS2Y1 ATAU SS1M3 

6.     INPUT NAMA PENUMPANG PER PENUMPANG : (NM)

NM1DEWI/RAHMA MRS          ←     (KODE+1PAX+LAST NAME/F

7.     INPUT LCTC/LOCAL CONTACT PAX : (AP)

AP08126887864           ←

8.     INPUT RECEIVED BY (YANG MEMESAN/MEMBOOKINGKAN TIKET) : (RF)

RFRENDY             ←

9.     CHECK TIME LIMIT BOOKING : (TKTL)

TKTL        ←

10.          PENYELESAIAN AKHIR RESERVASI/BOOKINGAN  (UNTUK MENDAPATKAN KODE BOOKING )

ER                  ←

11.          UNTUK PENGECEKAN KODE BOOKING : (RT)

RT(KODEBOOKING) EXP : RT4AGPMT     ←

12.          UNTUK PENGECEKAN HARGA : CEK KODE PNR KEMUDIAN KETIK  FXP    ←

> RT4AGPMT

--- RLR ---

RP/PKUI92903/PKUI92903            MP/SU  22FEB17/0822Z   4AGPMT

  1.DEWI/RAHMA MRS

  2  GA 171 Y 01MAR 3 PKUCGK HK1  0655 0845  01MAR  E  GA/4AGPMT

  3 AP 08126887864/RAHMA

  4 TK TL22FEB/PKUI92903

  5 OPW-22FEB:1600/1C7/GA REQUIRES TICKET ON OR BEFORE

        23FEB:1600/S2

  6 OPC-23FEB:1600/1C8/GA CANCELLATION DUE TO NO TICKET/S2

*TRN*

> FXP

FXP

01 DEWI/RAHMA*

LAST TKT DTE 01MAR17 - DATE OF ORIGIN

------------------------------------------------------------

     AL FLGT  BK T DATE  TIME  FARE BASIS      NVB  NVA   BG

 PKU

 JKT GA   171 Y  Y 01MAR 0655  YOWID                      20

IDR  1639000      01MAR17PKU GA JKT1639000.00IDR1639000.00

                  END

IDR    45000D5

IDR   163900ID

IDR  1847900

ANCILLARY SERVICES AT A CHARGE MAY BE AVAILABLE-ENTER FXK

TICKET STOCK RESTRICTION

BG CXR: GA

PRICED WITH VALIDATING CARRIER GA - REPRICE IF DIFFERENT VC

>                                                 PAGE  2/ 3

*TRN*

      2.  RECONFIRM PROCESS [PROSES KONFIRMASI ULANG]

Dalam membuat pembukuan terdapat dua macam penumpang, yaitu:

a.   Penumpang yang belum mempunyai tiket

Bila seseorang belum mempunyai tiket, ia dapat melakukan reservasi terlebih dahulu, dapat melalui telepon atau datang langsung ke tempat penjualan tiket/maskapai penerbangan.

Dengan menyebutkan nama lengkap, fonefield, itinerary (tujuan, hari, dan jam keberangkatan), maka pihak reservasi akan membookingkan (dan memberikan kode booking) untuk dapat dicetak, dan mendapatkan dokumen perjalanan (tiket).

b.  Penumpang yang sudah mempunyai/memegang tiket

Penumpang yang sudah memegang tiket terbagi atas dua, yaitu:

a).   Penumpang yang Holding Ticket, mempunyai kepastian berangkat

b). Penumpang yang memegang tiket Open Date, yaitu tiket yang dimiliki oleh penumpang, yang belum memastikan tanggal keberangkatannya.

Peraturan dalam melakukan konfirmasi ulang (Re-confirm), adalah sebagai berikut:

a. Reconfirm berlaku untuk penumpang yang memegang tiket, yang sudah dapat dipastikan (confirm) keberangkatannya.

b. Reconfirm tidak berlaku untuk reservasi interline yang dibuat oleh penerbangan lain.

c. Reconfirm hanya bisa dilakukan di Board Point, dan bisa diberlakukan untuk penerbangan multi sector, dihari yang sama (only in the same connecting day).

Tujuan dari konfirmasi ulang adalah untuk memastikan keberangkatan penumpang, dan mencegah terjadinya No Show (penumpang tidak hadir dibandara), dan agar seat yang ada dipesawat tidak kosong.

Untuk mencegah agar tidak terjadi No Show, petugas reservasi melakukan Firming, yaitu menghubungi penumpang melalui local contact yang ada, untuk memastikan apakah penumpang tersebut jadi berangkat atau tidak, sebelum petugas reservasi melakukan Pre Flight Check (yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mengecek ulang pembukuan penumpang yang ada)

     3.  CANCELLATION [PEMBATALAN]

Cancelation atau pembatalan sebagian atau keseluruhan perjalanan yang dilakukan penumpang, dapat dilakukan sebelum batas waktu yang ditentukan oleh maskapai penerbangan.

Ada dua cara pembatalan yang dapat dilakukan, yaitu:

a. Adalah dengan menyesuaikan time limit yang didapatkan pada saat reservasi (untuk yang belum memiliki tiket), atau

b. 48 (Empat Puluh Delapan Jam) sebelum keberangkatan (untuk penumpang yang sudah memiliki tiket penerbangan).

Pembatalan dapat dilakukan oleh pihak perusahaan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu ke penumpang bila penumpang tersebut lalai dalam memenuhi ketentuan yang berlaku. Pembatalan yang dilakukan oleh pihak perusahaan penerbangan adalah jika:

a.  Penumpang tidak melakukan konfirmasi ulang kepada pihak perusahaan penerbangan.

b.  Penumpang melakukan konfirmasi ulang, setelah time limit berjalan.

c.  Penumpang NO SHOW di bandara.

      4.  ISSUED TICKET

Adalah tindakan yang dilakukan dalam mengeluarkan tiket. Beberapa hal penting yang harus dilakukan oleh staff tiketing sebelum membuat tiket:

@ Menanyakan pada penumpang tersebut sudah membuat pembukuan untuk rencana perjalanannya atau memang akan membeli tiket dengan “status open”

@ Menanyakan apakah calon penumpang tersebut akan bepergian dengan keluarga atau sendiri atau dalam group.

@ Mengkonfirmasi/menanyakan kelas yang akan diterbangi apa (Class Of Service)

@ Menanyakan berapa lama calon penumpang akan tinggal di tempat tujuan (untuk menentukan penetapan tariff, sehingga pelanggan (pax) akan mendapatkan harga yang sesuai)

@ Menanyakan cara pembayaran tiketnya (Cash / Credit)

@ Data-data diatas (dan disebutkan kembali beserta kode bookingnya, rute, jam berangkat, tanggal, jumlah total pax) kemudian tiket dapat diproses atau dicetak.

@ Mengucapkan “terima kasih dan selamat jalan” setelah menyerahkan tiket.

    5. EXCHANGE TICKET

     diartikan sebagai penggantian tiket/pembuatan tiket baru, karena adanya beberapa perubahan mendasar yang dibuat penumpang, seperti:

       @ Reroute Ticket

Yang dimaksud dengan reroute adalah perubahan perjalanan yang dilakukan penumpang dari rencana perjalanannya semula. Perubahan perjalanan ini dapat dilakukan, dengan syarat bahwa penumpang yang bersangkutan masih mempunyai satu flight coupon yang belum terpakai.

Dengan merubah suatu rute perjalanan mengakibatkan perubahan pula pada harga tiket penumpang tersebut, dapat berupa tambah bayar, kelebihan bayar, atau balance dari harga tiket semula.

       @ Rebooking Ticket

Yang dimaksud dengan rebooking adalah perubahan jadwal yang diterbangi penumpang, dengan melakukan reservasi kembali. Bisa dikelas yang sama dengan kelas yang dibeli sebelumnya, atau dikelas yang berbeda.

Langkah-langkah dalam re-booking adalah :

·         Meminta kode book pax yang lama (PNR)

·         Bacakan reservasi lama tersebut ke pax

·         Tanyakan permintaan perubahan tanggal ke pax sesuai keinginan pax

·         Cek available seat dan bacakan informasi yang didapat

Exp:

Ø  Harga yang tersedia

Ø  Penambahan biaya jika ada dan di informasikan

Ø  Infokan ketentuan yang ada sesuai class baru

·         Kemudian pastikan dan bacakan ulang ke pada pax reservasi baru sebelum di okekan/submit

·         Lakukan perubahan dan  minta dengan sopan sejumlah uang yang telah di setujui (jika ada kenaikan harga tiket) submit/oke

·         Setelah itu tiket akan langsung terupdate ke tanggal baru

·         Proses rebook selesai dan berikan tiket baru (print tiket baru) kepada pax dengan membacakan semua hasil reservasi yang baru serta memberitahukan untuk proses check-in 2 jam sebelum jam keberangkatan.

    6.  RE-ISSUED

     Yang dimaksud dengan reissued adalah menerbitkan kembali tiket yang baru setelah melakukan perubahan, tujuannya untuk mendapatkan tiket yang baru sesuai dengan perubahan, Contohnya menerbitkan kembali tiket dengan alasan tiket rusak pada saat proses issued berlangsung maka tiket lama di voidkan kemudian buka tiket yang baru.

      Langkah-langkah dalam re-issued adalah :

·      Buka kode booking/PNR

·      Setelah melakukan perubahan dan setekah pax melakukan pembayaran kemudian staff mengambil receipt (bukti pembayaran) dari kasir

·      Petugas melakukan re-isued kembali tiket yang baru dengan membaca hasil reservasi dan info check-in time

   

     7.  REMARK TICKET

Yang dimaksud dengan remark adalah memberikan keterangan aktivitas perubahan yang dilakukan pada tiket. Tujuannya untuk memperjelas aktivitas yang dilakukan didalam tiket (history)

Langkah-langkah dalam memberi remark adalah :

·         Buka kode booking /PNR

·         Didalam PNR tersebut ketik remak :

Contoh : “Dear RC JKT plz rbook SJ 103/21 Sep to 29 Sep/SJ103 info by rani (0812-12345678)coz flight noop//RH”

     8.  REFUND TIKET

Adalah pembayaran kembali seluruh atau sebagian dari total harga tiket yang telah dibayarkan penumpang (baik secara cash/credit) dan belum diterbangi (di pakai terbang, status tiket masih “O = OPEN”), prosedurnya:

@ Memeriksa keabsahan (validity) tiket tersebut, sudah digunakan terbang (“F = Flown”) atau belum (‘O = OPEN”). Berlaku untuk semua coupon atau flight coupon

@ Proses refund disesuaikan dengan tempat pembelian tiket awal (di agen travel atau dikantor airline)

@ Memeriksa cara pembayaran atas pembelian tiket tersebut

@ Refund harus dilakukan oleh pemegang tiket tersebut atau apabila dilakukan oleh orang lain harus dilengkapi dengan surat kuasa bermaterai dari pemegang tiket.

Refund terdiri atas 2 yakni :

      1.      Refund full

Adalah proses menguangkan kembali tiket sepenuhnya dikarenakan kesalahan dari pihak maskapai. Exp. Delay lebih dari 4 jam, no operate, cancel flight.

      2.      Refund fee

Adalah biaya administrasi yang dipotong dari dana tiket akibat pembatalan tiket yang telah dilakukan, besar refund fee tergantung dari pihak Airlines

Langkah-langkah refund adalah :

1.      Minta tiket penumpang yang akan dibatalkan

2.      Buka kode booking

3.      Informasikan berapa biaya pembatalan dan berapa sisa uang yang akan diterima penumpang

4.      Lakukan proses refund dengan mengklik menu refund kemudian masukkan no hp dan nama tamu yang membatalkan

5.      Klik submit/ok

6.      Proses refund selesai, buat tanda bukti terima refund untuk tamu/penumpang tersebut dengan menginfokan waktu jatuh tempo pengambilan dana.

    9.    Find My Booking/Retrieve

Yang dimaksud dengan find my booking/retrieve adalah proses tarik nama dengan cara memasukkan nama salah satu penumpang, tanggal keberangkatan serta rute keberangkatan. Tujuannya untuk mendapatkan kode booking penumpang. Hal ini dikarenakan penumpang kelupaan kode booking PNRnya

     10.     Split Passenger

Adalah suatu cara yang digunakan untuk memisahkan salah satu penumpang dari penumpang yang lain yang terdapat dalam satu booking/PNR dengan cara memisahkan menjadi kode boking yang berbeda.

Tujuannya adalah untuk membantu memudahkan salah satu penumpang jika memiliki jadwal keberangkatan/kedatangan yang berbeda, exp.2 penumpang dengan tujuan yang sama dan tanggal yang sama akan merubahkan tanggal keberangkatan namun yang berubah hanya satu penumpang saja, maka dilakukanlah “split book” untuk nama penumpang yang ingin berubah tanggal keberangkatannya.

Langkah-langkah split booking adalah :

1.      Buka kode booking pax/PNR

2.      Klik pada menu split passanger

3.      Pilih nama penumpang yang akan dipisahkan, klik pada kolom check-box yakni pemastian hanya 1 pax saja yang dipindahkan

4.      Kemudian klik menu split

5.      Proses split passanger selesai lalu bacakan ulang reservasi yang baru tersebut beserta kode bookingnya

6.      Kemudian print kembali tiket yang baru beserta tiket penumpang yang tidak melakukan perubahan tanggal sebelumnya