MENGANALISIS PEMUTAKHIRAN DATA PEMESANAN TIKET PENERBANGAN

MATERI RANGKUMAN Kelas XI UPW Semester Ganjil PEMESANAN DAN PENGHITUNGAN TARIF PENERBANGAN (PPTP) KOMPETENSI DASAR KD 3.3 Menganalisis Pemutakhiran Data Pemesanan Tiket Penerbangan KD 4.3 Melakukan Pemutakhiran Data Pemesanan Tiket Penerbangan TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan pelajaran ini, siswa diharapkan mampu: 1. Siswa mampu mengetahui kegiatan-kegiatan dibagian reservasi/tickting yang berhubungan dengan pemutakhiran data pemesanan tiket penumpang 2. Siswa mampu mengetahui contoh pembukuan sederhana menggunakan salah satu system reservasi maskapai penerbangan 3. Siswa mengetahui pengertian dari Endorse Tiket, Refund Ticket, Find My booking/Retrieve, Split Passanger, Coorname dan Penambahan Bayi yang menyusul saat di Bandara. 1. Siswa mampu menerapkan Confirm dan Reconfirm process [proses konfirmasi ulang] 2. Siswa mampu menerapkan Cancellation [Pembatalan] 3. Siswa mampu menerapkan Issued Ticket dan Re-issued ticket 4. Siswa mampu menerapkan Exchange Ticket 5. Siswa mampu menerapkan Rebook Ticket 6. Siswa mampu menerapkan Remark Ticket 7. Siswa mampu menerapkan Endorse Ticket 8. Siswa mampu menerapkan Refund Tiket 9. Siswa mampu menerapkan Find My Booking/Retrieve 10.Siswa mampu menerapkan Split Passenger 11.Siswa mampu menerapkan Coorname Materi Pembelajaran 1. Confirm (Memastikan) 2. Reconfirm (Memastikan kembali) 3. Cancellation 4. Issued Ticket 5. Re-Issued 6. Exchange Ticket 7. Rebook (merubah jadwal) 8. Remark Ticket 9. Endorse (pindah penerbangan) 10. Refund (menguangkan tiket) 11. Find My Booking/Retrieve 12. Split Passenger (pemisahan kode booking) 13. Coorname (koreksi nama penumpang) Pemutakhiran Data Pemesanan Tiket Penerbangan Kita akan membahas beberapa kegiatan yang berhubungan dengan bagian reservasi dan pelayanan terhadap penumpang yang terkait tentang pemutakhiran data pesanan/reservasi keberangkatan penumpang. Adapun kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemutakhiran data pemesanan tiket penumpang antara lain : 1. RECONFIRM PROCESS [PROSES KONFIRMASI ULANG] Dalam membuat pembukuan terdapat dua macam penumpang, yaitu: a. Penumpang yang belum mempunyai tiket Bila seseorang belum mempunyai tiket, ia dapat melakukan reservasi terlebih dahulu, dapat melalui telepon atau datang langsung ke tempat penjualan tiket/maskapai penerbangan. Dengan menyebutkan nama lengkap, fonefield, itinerary (tujuan, hari, dan jam keberangkatan), maka pihak reservasi akan membookingkan (dan memberikan kode booking) untuk dapat dicetak, dan mendapatkan dokumen perjalanan (tiket). b. Penumpang yang sudah mempunyai/memegang tiket Penumpang yang sudah memegang tiket terbagi atas dua, yaitu: a). Penumpang yang Holding Ticket, mempunyai kepastian berangkat b). Penumpang yang memegang tiket Open Date, yaitu tiket yang dimiliki oleh penumpang, yang belum memastikan tanggal keberangkatannya.(untuk tiket manual) Peraturan dalam melakukan konfirmasi ulang (Re-confirm), adalah sebagai berikut: a. Reconfirm berlaku untuk penumpang yang memegang tiket, yang sudah dapat dipastikan (confirm) keberangkatannya. b. Reconfirm tidak berlaku untuk reservasi interline yang dibuat oleh penerbangan lain. c. Reconfirm hanya bisa dilakukan di Board Point, dan bisa diberlakukan untuk penerbangan multi sector, dihari yang sama (only in the same connecting day). Tujuan dari konfirmasi ulang adalah untuk memastikan keberangkatan penumpang, dan mencegah terjadinya No Show (penumpang tidak hadir dibandara), dan agar seat yang ada dipesawat tidak kosong. Untuk mencegah agar tidak terjadi No Show, petugas reservasi melakukan Firming, yaitu menghubungi penumpang melalui local contact yang ada, untuk memastikan apakah penumpang tersebut jadi berangkat atau tidak, sebelum petugas reservasi melakukan Pre Flight Check (yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mengecek ulang pembukuan penumpang yang ada) 2. CANCELLATION [PEMBATALAN] Cancelation atau pembatalan sebagian atau keseluruhan perjalanan yang dilakukan penumpang, dapat dilakukan sebelum batas waktu yang ditentukan oleh maskapai penerbangan. Ada dua cara pembatalan yang dapat dilakukan, yaitu: a. Adalah dengan menyesuaikan time limit yang didapatkan pada saat reservasi (untuk yang belum memiliki tiket), atau b. 48 (Empat Puluh Delapan Jam) sebelum keberangkatan (untuk penumpang yang sudah memiliki tiket penerbangan). Pembatalan dapat dilakukan oleh pihak perusahaan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu ke penumpang bila penumpang tersebut lalai dalam memenuhi ketentuan yang berlaku. Pembatalan yang dilakukan oleh pihak perusahaan penerbangan adalah jika: a. Penumpang tidak melakukan konfirmasi ulang kepada pihak perusahaan penerbangan. b. Penumpang melakukan konfirmasi ulang, setelah time limit berjalan. c. Penumpang NO SHOW di bandara. 3. ISSUED TICKET Adalah tindakan yang dilakukan dalam mengeluarkan tiket. Beberapa hal penting yang harus dilakukan oleh staff tiketing sebelum membuat tiket : @ Menanyakan pada penumpang tersebut sudah membuat pembukuan untuk rencana perjalanannya atau memang akan membeli tiket dengan “status open” @ Menanyakan apakah calon penumpang tersebut akan bepergian dengan keluarga atau sendiri atau dalam group. @ Mengkonfirmasi/menanyakan kelas yang akan diterbangi apa (Class Of Service) @ Menanyakan berapa lama calon penumpang akan tinggal di tempat tujuan (untuk menentukan penetapan tariff, sehingga pelanggan (pax) akan mendapatkan harga yang sesuai) @ Menanyakan cara pembayaran tiketnya (Cash / Credit) @ Data-data diatas (dan disebutkan kembali beserta kode bookingnya, rute, jam berangkat, tanggal, jumlah total pax) kemudian tiket dapat diproses atau dicetak. @ Mengucapkan “terima kasih dan selamat jalan” setelah menyerahkan tiket. 4. EXCHANGE TICKET, Diartikan sebagai penggantian tiket/pembuatan tiket baru, karena adanya beberapa perubahan mendasar yang dibuat penumpang, seperti : @ Reroute Ticket Yang dimaksud dengan reroute adalah perubahan perjalanan yang dilakukan penumpang dari rencana perjalanannya semula. Perubahan perjalanan ini dapat dilakukan, dengan syarat bahwa penumpang yang bersangkutan masih mempunyai satu flight coupon yang belum terpakai. Dengan merubah suatu rute perjalanan mengakibatkan perubahan pula pada harga tiket penumpang tersebut, dapat berupa tambah bayar, kelebihan bayar, atau balance dari harga tiket semula. @ Rebooking Ticket Yang dimaksud dengan rebooking adalah perubahan jadwal yang diterbangi penumpang, dengan melakukan reservasi kembali. Bisa dikelas yang sama dengan kelas yang dibeli sebelumnya, atau dikelas yang berbeda. Langkah-langkah dalam re-booking adalah : • Meminta kode book pax yang lama (PNR) • Bacakan reservasi lama tersebut ke pax • Tanyakan permintaan perubahan tanggal ke pax sesuai keinginan pax • Cek available seat dan bacakan informasi yang didapat Exp: a. Harga yang tersedia b. Penambahan biaya jika ada dan di informasikan c. Infokan ketentuan yang ada sesuai class baru • Kemudian pastikan dan bacakan ulang ke pada pax reservasi baru sebelum di okekan/submit • Lakukan perubahan dan minta dengan sopan sejumlah uang yang telah di setujui (jika ada kenaikan harga tiket) submit/oke • Setelah itu tiket akan langsung terupdate ke tanggal baru • Proses rebook selesai dan berikan tiket baru (print tiket baru) kepada pax dengan membacakan semua hasil reservasi yang baru serta memberitahukan untuk proses check-in 2 jam sebelum jam keberangkatan. 5. RE-ISSUED Yang dimaksud dengan reissued adalah menerbitkan kembali tiket yang baru setelah melakukan perubahan, tujuannya untuk mendapatkan tiket yang baru sesuai dengan perubahan, Contohnya menerbitkan kembali tiket dengan alasan tiket rusak pada saat proses issued berlangsung maka tiket lama di voidkan kemudian buka tiket yang baru. Langkah-langkah dalam re-issued adalah : • Buka kode booking/PNR • Setelah melakukan perubahan dan setekah pax melakukan pembayaran kemudian staff mengambil receipt (bukti pembayaran) dari kasir • Petugas melakukan re-isued kembali tiket yang baru dengan membaca hasil reservasi dan info check-in time 6. REMARK TICKET Yang dimaksud dengan remark adalah memberikan keterangan aktivitas perubahan yang dilakukan pada tiket. Tujuannya untuk memperjelas aktivitas yang dilakukan didalam tiket (history) Langkah-langkah dalam memberi remark adalah : • Buka kode booking /PNR • Didalam PNR tersebut ketik remak : Contoh : “Dear RC JKT plz rbook SJ 103/21 Sep to 29 Sep/SJ103 info by rani (0812-12345678)coz flight noop//RH” 7. ENDORSE DAN NON ENDORSE TIKET Dalam penerbangan sering terdengar ketentuan tiket dengan istilah Endorse. Terdapat 2 istilah yang sering disebutkan dalam operasional penerbangan ini, antara lain : 1. Non Endorse ticket adalah jenis tiket yang ketentuannya tidak diperbolehkan untuk mengganti/merubah penerbangannya contoh : Jika tiket yang dicetak menggunakan penerbangan Garuda maka tiket tersebut tidak bisa diganti dengan tiket penerbangan lain. 2. Endorse ticket adalah jenis tiket yang bisa dirubah penerbangannya. Jenis tiket ini biasanya banyak digunakan oleh penerbangan international. Istilah endorse dan non endorse ini sering terjadi pada saat adanya delay flight (keterlambatan penerbangan) maupun cancelation flight (Pembatalan penerbangan) dalam operasional penerbangan di bandara. 8. REFUND TIKET (PENGEMBALIAN DANA) Refund Tiket adalah pembayaran kembali seluruh atau sebagian dari total harga tiket yang telah dibayarkan penumpang (baik secara cash/credit) dan belum diterbangi (di pakai terbang), prosedurnya : a. Memeriksa keabsahan (validity) tiket tersebut, b. Proses refund disesuaikan dengan tempat pembelian tiket awal (di agen travel atau dikantor airline) c. Memeriksa cara pembayaran atas pembelian tiket tersebut d. Refund harus dilakukan oleh pemegang tiket tersebut atau apabila dilakukan oleh orang lain harus dilengkapi dengan surat kuasa bermaterai dari pemegang tiket. Proses Refund terdiri atas 2 yakni : 1. Refund full Adalah proses menguangkan kembali tiket sepenuhnya dikarenakan kesalahan dari pihak maskapai. Misalnya : Delay lebih dari 4 jam, no operate (tidak ada penerbangan), cancel flight (batal penerbangan). 2. Refund fee Adalah proses refund yang hanya dikenakan biaya administrasi yang dipotong dari dana tiket akibat pembatalan tiket yang telah dilakukan, besar refund fee tergantung dari pihak Airlines Langkah-langkah refund adalah : 1. Minta tiket penumpang yang akan dibatalkan 2. Buka kode booking 3. Informasikan berapa biaya pembatalan dan berapa sisa uang yang akan diterima penumpang 4. Lakukan proses refund dengan mengklik menu refund kemudian masukkan no hp dan nama tamu yang membatalkan 5. Klik submit/ok 6. Proses refund selesai, buat tanda bukti terima refund untuk tamu/penumpang tersebut dengan menginfokan waktu jatuh tempo pengambilan dana. 9. FIND MY BOOKING/RETRIEVE Yang dimaksud dengan find my booking/retrieve adalah proses tarik nama dengan cara memasukkan nama salah satu penumpang, tanggal keberangkatan serta rute keberangkatan. Tujuannya untuk mendapatkan kode booking penumpang. Hal ini dikarenakan penumpang kelupaan kode booking/PNRnya. 10. SPLIT PASSENGER Adalah suatu cara yang digunakan untuk memisahkan salah satu penumpang dari penumpang yang lain yang terdapat dalam satu booking/PNR dengan cara memisahkan menjadi kode boking yang berbeda. Tujuannya adalah untuk membantu memudahkan salah satu penumpang jika memiliki jadwal keberangkatan/kedatangan yang berbeda, exp.2 penumpang dengan tujuan yang sama dan tanggal yang sama akan merubahkan tanggal keberangkatan namun yang berubah hanya satu penumpang saja, maka dilakukanlah “split book” untuk nama penumpang yang ingin berubah tanggal keberangkatannya. Langkah-langkah split booking adalah : 1. Buka kode booking pax/PNR 2. Klik pada menu split passanger 3. Pilih nama penumpang yang akan dipisahkan, klik pada kolom check-box yakni pemastian hanya 1 pax saja yang dipindahkan 4. Kemudian klik menu split 5. Proses split passanger selesai lalu bacakan ulang reservasi yang baru tersebut beserta kode bookingnya 6. Kemudian print kembali tiket yang baru beserta tiket penumpang yang tidak melakukan perubahan tanggal sebelumnya 11. COORNAME (KOREKSI NAMA PENUMPANG) Merupakan kegiatan penyesuaian nama penumpang antara tiket dengan pencatatan reservasi systemnya. Bila tidak sesuai maka akan berdampak masalah di airport keberangkatan, apalagi sejak mencuatnya kasus bom yang terjadi di Indonesia, bandara dan pihak airline sangat memperketat calon penumpang dengan pemeriksaan identitas diri yang sesuai (KTP). Jadi nama yang tertera di tiket haruslah sama dengan nama yang ada di KTP/paspor penumpang, dan itu berarti penumpangnya sendirilah yang berangkat dan tidak dapat diwakilkan. Semua proses pelayanan pemutakhiran data reservasi penumpang dilakukan pada bagian reservasi dan ticketing. Untuk proses perubahan nama, menaikkan dan menurunkan harga yang ada di system reservasi merupakan salah satu pekerjaan pada bagian Reservation Control. Petugas reservation control sering dikenal dengan nama Petugas RC. Petugas RC memiliki wewenang/kendali penuh terhadap ketersediaan seat pada system reservasi pada sebuah perusahaan maskapai penerbangan. - Selamat Belajar -