KODE ETIK RESERVASI

Guru Mata Pelajaran : Rahma Dewi, S.E

MATERI  RANGKUMAN Kelas XI UPW Semester Genap

PEMESANAN & PERHITUNGAN TARIF TIKET PENERBANGAN

Ø  KODE ETIK RESERVASI

Tujuan pembelajaran adalah agar siswa dapat :

     1.      Memahami pengertian kode etik reservasi 

     2.      Memahami tujuan adanya kode etik reservasi

     3.      Menganalissi kode etik yang berlaku dalam operasional penerbangan

     4.      Menerapkan kode etik yang berlaku dalam operasional penerbangan

  

 

               A. Pengertian Kode Etik reservasi

       Kode Etik Reservasi adalah  Ketentuan-ketentuan yang dibuat oleh maskapai penerbangan yang   harus dipatuhi bersama oleh semua pihak yang terlibat dalam kegiatan reservasi tersebut.

Penerapan kode etik dalam melakukan reservasi ini sangatlah penting, agar hasil yang diharapkan dari proses reservasi itu sesuai dengan keinginan baik maskapai penerbangan,  agen perjalanan dan calon penumpang.

               B. Tujuan adanya kode etik reservasi adalah :

•       Untuk menghindarai terjadinya ketidaknyamanan penumpang
•       Untuk menghindari terjadinya kesalahan 
•       Sebagai pedoman/acuan dalam bekerja
•       Sebagai ketentuan/aturan dalam melakukan sesuatu hal
•       Untuk menjamin kelancaran dalam penanganan reservasi
•       Untuk menghindari hal-hal yang merugikan penumpang maupun maskapai

Kesalahan dalam penanganan reservasi dapat menimbulkan terjadinya ketidaknyamanan atau terjadinya complain dari penumpang yang akhirnya berdampak pada citra perusahaan sehingga berpeluang hilangnya pendapatan perusahaan.

             Oleh karena itu, disiplin dalam penanganan reservasi adalah mutlak. Setiap saluran distribusi baik kantor penjualan/perwakilan, GSA, Travel agent, penerbangan lain, online channel, maupun GDS harus dapat memberikan jaminan pelayanan yang baik untuk menghindarkan terjadinya ketidaknyamanan penumpang akibat kesalahan dalam penanganan reservasi, apalagi jika dikaitkan dengan salah satu sifat produknya yang perishable.

Setiap transaksi harus dicatat dengan baik, lengkap, akurat, dan dilaksanakan dengan cara efisien dengan menggunakan terminology dan bahasa yang mudah dimengerti oleh semua pihak dan biasanya mengacu pada ketetapan IATA.

Ketentuan umum yang harus diterapkan dalam setiap transaksi reservasi meliputi saat pembuatan reservasi (booking), pembatalan (cancellations), perubahan reservasi (modification), proses pelaporan kembali (reconfirmations), cara berkomunikasi melalui telepon, tata car a pelaporan hasil penjualan (sold message) maupun perubahannya ke control point.

C.      Kode Etik Membuat Pembukuan Baru (New Booking)

Pada saat akan membuat pembukuan baru, sebelum menghubungi perusahaan penerbangan, hotel maupun service supplier lainnya, persiapkan terlebih dahulu hal-hal yang berkaitan dengan permintaan penumpang agar transaksi dapat dilakukan secara efisien dan akurat.

Untuk pemesanan (booking) pada perusahaan penerbangan, persiapkan hal-hal antara lain:

1.       Itinerary penumpang;

2.   Pastikan minimum connecting time interval yang dibutuhkan jika penumpang berpindah pesawat agar tidak terjadi misconnection;

3.       Nomor penerbangan sesuai jadwal yang diminta, tanggal, kelas, dan jumlah seat yang diminta;

4.       Nama-nama penumpang yang akan berangkat;

5.       Alamat penumpang yang dapat dihubungi;

6.       Permintaan khusus lainnya jika ada.

D.      Kode Etik Pembatalan (Canceling Booked Services)

Jika penumpang handak melakukan pembatalan atau perubahan terhadap itinerary yang telah dimilikinya, perhatikan hal-hal sebagai berikut;

1.       Pembatalan harus segera dilaporkan, sehingga mereka memiliki kesempatan untuk segera menjual kembali kepada penumpang lainnya yang membutuhkan.

2.       Untuk perubahan itinerary, pastikan bahwa seluruh permintaan lainnya yang berkaitan dengan pembatalan itinerary tersebut telah dibatalkan.

3.       Lakukan pembatalan atau perubahan secara berurutan.

4.       Berikan nomor telepon atau alamat penumpang yang dapat dihubungi. Hal ini berguna jika terjadi perubahan atau ada informasi yang akan disampaikan oleh perusahaan penerbangan kepada penumpang, perusahaan dapat langsung menghubungi penumpang.

E.      Tanggung Jawab Travel Agents

1)      Mematuhi ketentuan yang berlaku untuk setiap pemesanan baru (new Booking), pembatalan maupun perubahan

2)      Booking hanya boleh dilakukan atas permintaan penumpang

3)      Jika telah dilengkapi sarana online computer (automated), harus tunduk pada ketentuan yang tertera dalam perjanjian penggunaan automated system tersebut.

4)      Tiket atau dokumen berharga lainnya harus dikeluarkan sesuai dengan status reservasi yang telah dimiliki.

5)      Tidak diperbolehkan mengeluarkan tiket dengan status waitinglist,  sebelum mendapat konfirmasi dari perusahaan penerbangan.

6)      Untuk permintaan group, berikan time limit untuk pemberian nama-nama penumpang serta waktu pembelian tiket.

F.      Tata Cara Berkomunikasi

Tata cara berkomunikasi melalui sarana telepon antara travel agent dengan perusahaan penerbangan telah diatur dengan standard telephone procedures IATA, agar komunikasi dapat berjalan efektif dan efisien.

      Ø  Berikut adalah beberapa kode etik/hal-hal yang perlu diperhatikan oleh setiap petugas reservasi dan berlaku dalam maskapai penerbangan :

1.   Senantiasa mentaati prosedur reservation yang telah ditentukan.

2.   Tidak membuat reservasi yang sama untuk orang yang sama.

3.   Sebelum melakukan proses reservasi, hendaknya senantiasa menyiapkan semua kebutuhan yang akan digunakan untuk mempermudah penanganan dan pelayanan reservasi.

4.   Pelayanan reservasi group (Group Booking) hendaknya tidak dipisah-pisah menjadi individual booking.

5.   Ketika terjadi perubahan itinerary, maka pastikan semua space dan supplementary yang tidak diperlukan lagi dibatalkan bersamaan waktu dan berlakunya permintaan yang baru.

6. Jangan sengaja membuat lebih dari satu pembukuan sehingga terjadi pembukuan ganda (double booking/duplicate).

7. Untuk permintaan dalam jumlah besar/group booking, jika tidak mendapatkan konfirmasi, maka jangan membuat pembukuan secara terpisah-pisah sebagai individual booking.

8. Untuk memudahkan follow up pemesanan selanjutnya, cantumkan nomor telepon atau alamat dari penumpang.

9. Jika melakukan booking untuk penumpang yang telah memiliki tiket, pastikan bahwa nama harus sesuai dengan nama yang tertera dalam tiket.

10. Kode booking adalah kode pemesanan yang terdiri dari 5 atau 6 digit sebagai penanda reservasi.Contoh kode booking: J5RYG

11. Kode bayar adalah kode numerik yang terdiri dari 13 digit yang akan digunakan untuk melakukan pembayaran baik melalui internet booking, ataupun ATM. Contoh kode bayar: 7771000003434

12. Baik kode bayar dan kode booking memiliki maksud tersendiri. Kode bayar digunakan untuk pembayaran dan kode booking digunakan untuk proses check in dan reservasi.

-          Selamat Belajar    -