MENGANALISIS PEMUTAKHIRAN DATA PEMESANAN TIKET PENERBANGAN

Guru Mata Pelajaran : Rahma Dewi, S.E

MATERI  RANGKUMAN Kelas XI UPW Semester Ganjil

PEMESANAN & PERHITUNGAN TARIF TIKET PENERBANGAN

Ø  MENGANALISIS PEMUTAKHIRAN TIKET PENERBANGAN

Tujuan pembelajaran :

1.      Siswa mampu mengetahui kegiatan-kegiatan dibagian reservasi/tickting yang berhubungan dengan pemutakhiran data pemesanan tiket penumpang

2.      Siswa mengetahui pengertian dari Reconfirm, Cancellation, Issued ticket, Exchange Ticket, Re-Issued,    

        Remark Ticket, Refund Ticket, Find My booking/Retrieve, Split Passanger, penambahan bayi dan rebook ticket

3.      Siswa mampu menerapkan Confirm dan Reconfirm process [proses konfirmasi ulang]

4.      Siswa mampu menerapkan Cancellation [Pembatalan]

5.      Siswa mampu menerapkan Issued Ticket dan Re-issued ticket

6.      Siswa mampu menerapkan Endorse Ticket 
7.      Siswa mampu menerapkan Re-Issued

8.      Siswa mampu menerapkan Remark Ticket

 9.    Siswa mampu menerapkan Refund Tiket

10.  Siswa mampu menerapkan Find My Booking/Retrieve

11.  Siswa mampu menerapkan  Split Passenger

12.  Siswa mampu menerapkan penambahan bayi yang menyusul
13. Siswa mampu menerpakan rebook ticket

A.   Pelayanan terhadap reservasi penumpang yang dilakukan di area local reservation.

Dimanapun bekerja, baik dengan Manual Reservation maupun Computerized Reservation, selalu terdapat standarisasi untuk reservasi. Saat seseorang ingin melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang, maka yang harus dilakukan pertama kali melakukan proses reservasi (booking) dan berlanjut proses tiketing, jika kemudian penumpang ingin melakukan perubahan akan tiketnya maka berlanjut ke proses rebook dan proses-proses lainnya yang berhubungan dengan tiket penumpang. Maka oleh sebab diatas, proses penanganan reservasi tidak hanya sekedar sampai diproses tiketing saja namun akan ada proses-proses lainnya yang dalam lingkup melayani kebutuhan akan pelayanan terhadap penumpang dalam hal pemutakhiran data pemesanan tiket penerbangan penumpang. Pelayanan tersebut dilakukan di area local reservation. Berikut ini diperjelas apa saja kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemutakhiran  data pemesanan tiket penerbangan.

Beberapa kegiatan yang berhubungan dengan pemutakhian data  reservasi antara lain :

   1.       Rebook (perubahanan jadwal)

   2.       Re-Issued

   3.       Confirm  (Memastikan) dan  Reconfirm (Memastikan kembali)

   4.       Reroute (Perubahan rute) 
   5.       Endorse (pindah penerbangan)

   6.       Split Book/Split Passenger (pemisahan kode booking/pemisahan nama salah satu pax)

   7.       Penambahan bayi yang menyusul

   8.       Refund (menguangkan tiket)

   9.   Coorname (koreksi nama penumpang)

1 10.   Find My Booking/Retrieve

1 11.   Cancellation

   12.   Remark Ticket
   

B. Pemutakhiran Data Pemesanan Tiket Penerbangan

Adapun kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemutakhiran data pemesanan tiket penumpang antara lain :

1.  RECONFIRM PROCESS [PROSES MEMASTIKAN KEMBALI]

Dalam membuat pembukuan terdapat dua macam penumpang, yaitu:

a.   Penumpang yang belum mempunyai tiket

Bila seseorang belum mempunyai tiket, ia dapat melakukan reservasi terlebih dahulu, dapat melalui telepon atau datang langsung ke tempat penjualan tiket/maskapai penerbangan.

Dengan menyebutkan nama lengkap, fonefield, itinerary (tujuan, hari, dan jam keberangkatan), maka pihak reservasi akan membookingkan (dan memberikan kode booking) untuk dapat dicetak, dan mendapatkan dokumen perjalanan (tiket).

b.  Penumpang yang sudah mempunyai/memegang tiket

Penumpang yang sudah memegang tiket terbagi atas dua, yaitu:

a).   Penumpang yang Holding Ticket, mempunyai kepastian berangkat

b). Penumpang yang memegang tiket Open Date, yaitu tiket yang dimiliki oleh penumpang, yang belum memastikan tanggal keberangkatannya.

Peraturan dalam melakukan konfirmasi ulang (Re-confirm), adalah sebagai berikut:

a. Reconfirm berlaku untuk penumpang yang memegang tiket, yang sudah dapat dipastikan (confirm) keberangkatannya.

b. Reconfirm tidak berlaku untuk reservasi interline yang dibuat oleh penerbangan lain.

c. Reconfirm hanya bisa dilakukan di Board Point, dan bisa diberlakukan untuk penerbangan multi sector, dihari yang sama (only in the same connecting day).

Tujuan dari konfirmasi ulang adalah untuk memastikan keberangkatan penumpang, dan mencegah terjadinya No Show (penumpang tidak hadir dibandara), dan agar seat yang ada dipesawat tidak kosong.

Untuk mencegah agar tidak terjadi No Show, petugas reservasi melakukan Firming, yaitu menghubungi penumpang melalui local contact yang ada, untuk memastikan apakah penumpang tersebut jadi berangkat atau tidak, sebelum petugas reservasi melakukan Pre Flight Check (yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mengecek ulang pembukuan penumpang yang ada)

                                                     

2.  CANCELLATION [PEMBATALAN]

Merupakan kegiatan pembatalan reservasi yang dilakukan penumpang karena berbagai alasan seperti misalnya sakit, ada keperluan lain dsb.

Jika penumpang hendak melakukan pembatalan atau perubahan terhadap itinerary yang telah dimilikinya, perhatikan hal-hal sebagai berikut :

1.  Pembatalan harus segera dilaporkan, sehingga bisa dijual pada penumpang lain yang membutuhkan.

2.  Untuk perubahan itinerary, pastikan bahwa seluruh permintaan lainnya yang berkaitan dengan pembatalan itinerary tersebut telah dibatalkan.

3.    Berikan nomor telepon yang dapat dihubungi.

Proses cancel tidak hanya disebabkan oleh alasan penumpang saja, namun bisa berarti  dibatalkan sepihak oleh airline karena alasan Pre Flight Check (PFC) atau penumpang yang bersangkutan tidak segera melakukan issued ticket atau dengan kata lain  time limit sudah lewat / hangus.

Cancelation atau pembatalan sebagian atau keseluruhan perjalanan yang dilakukan penumpang, dapat dilakukan sebelum batas waktu yang ditentukan oleh maskapai penerbangan.

Ada dua cara pembatalan yang dapat dilakukan, yaitu:

a. Adalah dengan menyesuaikan time limit yang didapatkan pada saat reservasi (untuk yang belum memiliki tiket), atau

b. 48 (Empat Puluh Delapan Jam) sebelum keberangkatan (untuk penumpang yang sudah memiliki tiket penerbangan).

Pembatalan dapat dilakukan oleh pihak perusahaan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu ke penumpang bila penumpang tersebut lalai dalam memenuhi ketentuan yang berlaku. Pembatalan yang dilakukan oleh pihak perusahaan penerbangan adalah jika:

a.  Penumpang tidak melakukan konfirmasi ulang kepada pihak perusahaan penerbangan.

b.  Penumpang melakukan konfirmasi ulang, setelah time limit berjalan.

c.  Penumpang NO SHOW di bandara.

3.  ISSUED TICKET (Menerbitkan tiket)

Adalah tindakan yang dilakukan dalam mengeluarkan tiket. Beberapa hal penting yang harus dilakukan oleh staff tiketing sebelum membuat tiket :

@ Menanyakan pada penumpang tersebut sudah membuat pembukuan untuk rencana perjalanannya atau memang akan membeli tiket dengan “status open”

@ Menanyakan apakah calon penumpang tersebut akan bepergian dengan keluarga atau sendiri atau dalam group.

@ Mengkonfirmasi/menanyakan kelas yang akan diterbangi apa (Class Of Service)

@ Menanyakan berapa lama calon penumpang akan tinggal di tempat tujuan (untuk menentukan penetapan tariff, sehingga pelanggan (pax) akan mendapatkan harga yang sesuai)

@ Menanyakan cara pembayaran tiketnya (Cash / Credit)

@ Data-data diatas (dan disebutkan kembali beserta kode bookingnya, rute, jam berangkat, tanggal, jumlah total pax) kemudian tiket dapat diproses atau dicetak.

@ Mengucapkan “terima kasih dan selamat jalan” setelah menyerahkan tiket.

    RE-ISSUED TICKET

           Yang dimaksud dengan reissued adalah menerbitkan kembali tiket yang baru setelah melakukan perubahan, tujuannya untuk mendapatkan tiket yang baru sesuai dengan perubahan, Contohnya menerbitkan kembali tiket dengan alasan tiket rusak pada saat proses issued berlangsung maka tiket lama di voidkan kemudian buka tiket yang baru.

     Langkah-langkah dalam re-issued adalah :

·      Buka kode booking/PNR

·      Setelah melakukan perubahan dan setekah pax melakukan pembayaran kemudian staff mengambil receipt (bukti pembayaran) dari kasir

·      Petugas melakukan re-isued kembali tiket yang baru dengan membaca hasil reservasi dan info check-in time

4.  REROUTE TICKET

Yang dimaksud dengan reroute adalah perubahan rute perjalanan yang dilakukan penumpang dari rencana perjalanannya semula. Perubahan perjalanan ini dapat dilakukan, dengan syarat bahwa penumpang yang bersangkutan masih mempunyai satu flight coupon yang belum terpakai (dalam manual tiket), jika menggunakan E-Tiket maka tiket hanya perlu di print kembali setelah dilakukan proses perubahan rute perjalanan tersebut, beberapa maskapi juga menerapkan proses refund terlebih dahulu tiket lamanya, baru melakukan proses booking tiket dengan rute yang diinginkan.

       Dengan merubah suatu rute perjalanan mengakibatkan perubahan pula pada harga tiket penumpang tersebut, dapat berupa tambah bayar, kelebihan bayar, atau balance dari harga tiket semula.

         
       5.   REBOOK TICKET

Yang dimaksud dengan rebooking adalah perubahan jadwal (tanggal maupun jam keberangkatan) yang diterbangi penumpang, dengan melakukan reservasi kembali. Bisa dikelas yang sama dengan kelas yang dibeli sebelumnya, atau dikelas yang berbeda. 
Langkah-langkah dalam re-booking adalah :          
  1. Meminta kode book pax yang lama (PNR)
 2. Bacakan reservasi lama tersebut ke pax
 3. Tanyakan permintaan perubahan tanggal ke pax sesuai keinginan pax
 4. Cek available seat dan bacakan informasi yang didapat 
     Exp:.

Ø  Harga yang tersedia

Ø  Penambahan biaya jika ada dan di informasikan

Ø  Infokan ketentuan yang ada sesuai class baru

                 5. Kemudian pastikan dan bacakan ulang ke pada pax reservasi baru sebelum di okekan/submit

                 6. Lakukan perubahan dan  minta dengan sopan sejumlah uang yang telah di setujui (jika ada 
                     kenaikan harga tiket) submit/oke

                 7.  Setelah itu tiket akan langsung terupdate ke tanggal baru

                 8. Proses rebook selesai dan berikan tiket baru (print tiket baru) kepada pax dengan      

                      membacakan semua hasil reservasi yang baru

                 9. Memberitahukan untuk proses check-in 2 jam sebelum jam keberangkatan.

6.  REMARK TICKET

Yang dimaksud dengan remark adalah memberikan keterangan aktivitas perubahan yang dilakukan pada tiket. Tujuannya untuk memperjelas aktivitas yang dilakukan didalam tiket (history).

Langkah-langkah dalam memberi remark adalah :

·         Buka kode booking /PNR

·         Didalam PNR tersebut ketik remak :

Contoh : “Dear RC JKT plz rbook SJ 103/21 Sep to 29 Sep/SJ103 info by rani (0812-12345678)coz flight noop//RH”

7.  REFUND TIKET

Adalah pembayaran kembali seluruh atau sebagian dari total harga tiket yang telah dibayarkan penumpang (baik secara cash/credit) dan belum diterbangi (di pakai terbang, status tiket masih “O = OPEN”), prosedurnya :

@ Proses refund disesuaikan dengan tempat pembelian tiket awal (di agen travel atau dikantor airline)

@ Memeriksa cara pembayaran atas pembelian tiket tersebut

@ Refund harus dilakukan oleh pemegang tiket tersebut atau apabila dilakukan oleh orang lain harus dilengkapi dengan surat kuasa bermaterai dari pemegang tiket.

Refund terdiri atas 2 yakni :

      1.       Refund full

Adalah proses menguangkan kembali tiket sepenuhnya dikarenakan kesalahan dari pihak maskapai. Exp. Delay lebih dari 4 jam, no operate, cancel flight.

      2.       Refund fee

Adalah biaya administrasi yang dipotong dari dana tiket akibat pembatalan tiket yang telah dilakukan, besar refund fee tergantung dari pihak Airlines

Langkah-langkah refund adalah :

1.       Minta tiket penumpang yang akan dibatalkan

2.       Buka kode booking

3.       Informasikan berapa biaya pembatalan dan berapa sisa uang yang akan diterima penumpang

4.       Lakukan proses refund dengan mengklik menu refund kemudian masukkan no hp dan nama tamu yang membatalkan

5.       Klik submit/ok

6.       Proses refund selesai, buat tanda bukti terima refund untuk tamu/penumpang tersebut dengan menginfokan waktu jatuh tempo pengambilan dana.

8.  FIND MY BOOKING/RETRIEVE

Yang dimaksud dengan find my booking/retrieve adalah proses tarik nama dengan cara memasukkan nama salah satu penumpang, tanggal keberangkatan serta rute keberangkatan. Tujuannya untuk mendapatkan kode booking penumpang. Hal ini dikarenakan penumpang kelupaan kode booking PNRnya

9.         SPLIT PASSENGER

Adalah suatu cara yang digunakan untuk memisahkan salah satu penumpang dari penumpang yang lain yang terdapat dalam satu booking/PNR dengan cara memisahkan menjadi kode boking yang berbeda.

Tujuannya adalah untuk membantu memudahkan salah satu penumpang jika memiliki jadwal keberangkatan/kedatangan yang berbeda, exp.2 penumpang dengan tujuan yang sama dan tanggal yang sama akan merubahkan tanggal keberangkatan namun yang berubah hanya satu penumpang saja, maka dilakukanlah “split book” untuk nama penumpang yang ingin berubah tanggal keberangkatannya.

Langkah-langkah split booking adalah :

1.       Buka kode booking pax/PNR

2.       Klik pada menu split passanger

3.       Pilih nama penumpang yang akan dipisahkan, klik pada kolom check-box yakni pemastian hanya 1 pax saja yang dipindahkan

4.       Kemudian klik menu split

5.       Proses split passanger selesai lalu bacakan ulang reservasi yang baru tersebut beserta kode bookingnya

6.       Kemudian print kembali tiket yang baru beserta tiket penumpang yang tidak melakukan perubahan tanggal sebelumnya 

10.   COORNAME (KOREKSI NAMA PENUMPANG)

Merupakan kegiatan penyesuaian nama penumpang antara tiket dengan pencatatan reservasi systemnya. Bila tidak sesuai maka akan berdampak masalah di airport keberangkatan, apalagi sejak mencuatnya kasus bom yang terjadi di Indonesia, bandara dan pihak airline sangat memperketat calon penumpang dengan pemeriksaan identitas diri yang sesuai (KTP). Jadi nama yang tertera di tiket haruslah sama dengan nama yang ada di KTP penumpang, dan itu berarti penumpangnya sendirilah yang berangkat dan tidak dapat diwakilkan.

11.  PENAMBAHAN BAYI YANG MENYUSUL
           Merupakan kegiatan perubahan data yang terdapat dalam tiket penumpang yang melakukan penambahan penumpang bayi yang diketahui baru dimasukkan dalam rute perjalanan orang tuanya, hal ini wajib dilakukan karena bayi harus memiliki tiket penerbangan juga, namun seharusnya include pada tiket orangtua. 
          


12. ENDORS/ENDORSABLE

     Merupakan kegiatan pemindahan keberangkatan penumpang menggunakan maskapai lain yang dikarenakan kekurangan pelayanan dari maskapai sebelumnya, misalnya dikarenakan delay yang cukup panjang dan penumoang harus berangkat juga dijam yang tertera di tiketnya dikarenakan adanya connecting flight dengan maskapai lainnya, Biasanya tiket yang bisa di pindahkan hanya berlaku pada penerbangan Internasional flight saja atau pada tiket First Class maupun Bisnis class.

          

 -selamat belajar-