RESERVATION CARD

Guru Mata Pelajaran : Rahma Dewi, S.E
MATERI  RANGKUMAN Kelas XI UPW Semester Ganjil
PEMESANAN & PERHITUNGAN TARIF TIKET PENERBANGAN

    Ø  Reservation Card

Pengertian Reservation Card

Salah satu alat bantu pembelajaran dalam pelajaran reservasi adalah reservation card atau  kartu  reservasi.  Bagi  staff  reservasi  pemula,  kartu  ini  sangat  membantu  dalam   memberikan  pelayanan  kepada  pelanggan.  Sedangkan  bagi  siswa  kartu  ini  merupakan  panduan  untuk  mempelajari  proses  melayani  jasa  reservasi.  Selain  itu,  fungsi  dari  kartu  reservasi ini antara lain:

1.  Sebagai panduan urutan pelayanan reservasi

2.  Sebagai media mencatat data-data penumpang (manual)

3.  Sebagai bukti pelayanan pelanggan

4.  Sebagai alat untuk membuka riwayat reservasi (history file)

Bentuk  kartu  reservasi  ini  bermacam-macam  disesuaikan  dengan  kebutuhan perusahaan. Tetapi pada dasarnya tujuannya sama yaitu mempermudah pekerjaan pencatatan  data calon penumpang, terutama pada saat sistem CRS sedang gangguan dan kondisi kantor  yang  sangat  ramai  pelanggan.  Beberapa  agen  perjalanan  menerbitkan  kartu  reservasi  dalam  bentuk  form  dan  beberapa  yang  lain  mencatat  data  reservasi  pada  buku  khusus  reservasi.

Berikut  ini  adalah  salah  satu  contoh  bentuk  kartu  reservasi  yang  bisa  dijadikan  alat  bantu

praktek pelayanan jasa reservasi udara :

Gambar 1 Reservation Card

Gambar 2 Reservation Card

     Reservation Card berisikan :

1.  Nama penumpang (nama yang berangkat sesuai dengan KTP/identitas dan juga menanyakan jumlah penumpang yang berangkat

2.  Hari, tanggal, nomor penerbangan serta jam keberangkatan yang diinginkan oleh calon penumpang

3.  Rute (dari mana asal keberangktan ke tujuan keberangkatan)

4.  Harga ticket (biaya total ticket)

5.  Ketentuan ticket (promo/normal)

6. LCTC pax / nomor telpon yang bisa dihubungi (nomor pax langsung dan nomor yang membookingkan)

7. Spesial Request atau spesial information exp. UM, Ibu hamil, WCHR, request makanan dll.

8. Tanda tangan keduabelah pihak (Staff reservation dan pemesan/calon penumpang)
9. Nama yang membookingkan (pemesan)
10. Alamat penumpang/pemesan
11. Kode booking dan time limit jika belum melakukan ticketing
12. Status Bookingan (HK atau OK) 
      Arti HK : status reservasi masih belum ticketing (masih kondisi time limit)
      Arti OK : status reservasi sudah ticketing/sudah pembayaran

Setelah menerima reservation card kemudian petugas reservasi menginputkan ke sistem reservasi dan kemudian akan menghasilkan PNR yang terdiri dari : Booking code, data reservasi pax beserta time limit bookingan.

Dari hasil reservasi diatas disebutkan PNR...

PNR (PASSENGER NAME RECORD) adalah catatan hasil akhir booking/reservasi penumpang yang berisikan semua keterangan penting dan lengkap dari satu reservasi yang telah dibuat untuk satu atau beberapa penumpang yang akan bepergian dalam hari yang sama dan pesawat yang sama, serta terdiri dari kode booking dan time limit bookingan.  

Passenger Name Record, terdiri atas 3 bagian, antara lain :

a.  Passenger Data Section, yang terdiri dari:

o   Nama Lengkap Penumpang

o  Time Limit, atau batas waktu penumpang untuk melakukan konfirmasi ulang (reconfirm).

o   Passenger contact/fonefield

o   Other Information Service (OSI) dan Special Service Requirement (SSR) – tambahan pelayanan yang dimintakan oleh pihak reservasi pada pihak terkait (ground handling, dll) untuk ditindaklanjuti.

b.  Itinerary Data Section

- Active Segment : Segment atau rute perjalanan yang akan digunakan

- Auxiliary Segment : Hotel, Car, Surface, Tour, Taxi

c.  History Data Section

Merupakan suatu keterangan yang menunjuk kepada asal sumber yang masuk dalam PNR tersebut, dan pembukuan awal penerbangan, serta segment tambahan yang dimintakan.

PENJELASAN ISI DARI PNR ANTARA LAIN :

TICKETING TIME LIMIT [TLT]

TLT adalah batas waktu yang diberikan kepada penumpang untuk melaporkan pembukuannya kepada pihak reservasi, untuk dapat dilakukan proses cetak tiket.

SPECIAL PASSENGER RESERVATION

Spesial passenger, adalah penumpang yang memang membutuhkan tindakan-tindakan khusus, dan proses reservasi yang khusus pula.

Special passenger terbagi atas beberapa, yaitu:

1.  Frequent Traveller Passenger [FQTV].

2. Verry Verry Important Person [Presiden RI, Wapres RI, Pemimpin Negara-Negara Asing].

3. Verry Important Person [Ketua MPR, Ketua DPR, Menteri, Gubernur, Duta Besar, Ketua MA, Panglima TNI, Jaksa Agung, dll].

4. Comercial Important Person [Direktur/Sekjend Departemen Pemerintah atau Presiden Direktur dari perusahaan yang berhubungan dengan Airline yang bersangkutan].

5. Unaccompanied Minnor [UM]: Adalah seorang anak yang bepergian tanpa pendamping orang dewasa.

6.  Expectant Mother [EM]: Ibu Hamil.

7. Blind and Deaf Passenger: Penumpang yang Buta & Tuli. Kadang, penumpang tersebut juga membawa anjing penuntun (Seeing-eye dog/hearing dog), yang mana diperlakukan sama seperti AVI (Live Animal), namun free of charge.

8. Incapacitated Passenger: Penumpang yang tidak mampu secara fisik, dan membutuhkan alat bantu atau bantuan khusus, seperti:

   Medical Case [MEDA]: Penumpang yang sakit, dan memerlukan surat keterangan dokter, termasuk didalamnya adalah penumpang yang memerlukan tandu (Strecher Case), dan Kursi Roda (Wheel Chair).

9. Assylum Seeker: Penumpang yang bermaksud mendapatkan suaka atau menjadi imigran pada sebuah Negara secara illegal. Penumpang tersebut belum keluar dari bandara kedatangan, namun masih di Imigrasi.
10. Older : Penumpang lanjut usia (lansia, dalam penangananya naik keatas pesawat yakni harus didahulukan naik sebelum penumpang biasa.
11. Infant Under 3 months : Penumpang bayi yang berumur dibawah 3 bulan, penanganannya saat di bagian reservasi harus sudah diinfokan untuk membawa surat keterangan dari dokter terbaru bahwa menyatakan bayi tersebut dalam keadaan sehat dan bisa ikut dalam penerbangan. JIka penumpang membawa bayi wajib membawa penutup telinga bayi, biasanya bisa diperoleh langsung saat pemeriksaan dokter tersebut. pada saat check-in orangtua akan mengisi surat pernyataan yang wajib diisi.

- Selamat Belajar -