DOKUMEN BOARDING GATE DAN DOKUMEN LOST & FOUND (AIRLINES AND MANAGEMENT ADMINISTRATION)

Dokumen Boarding Gate dan Lost & Found

A.   Dokumen Boarding Gate

Boarding gate adalah pintu atau suatu gerbang dimana ditempat tersebut dilakukannya proses untuk menaikkan penumpang kedalam pesawat, dengan penanganan yang berbeda dimulai dari kategori penumpang spesial handling/penumpang khusus, penumpang regular dan terakhir penumpang VIP/VVIP.
Ditempat boarding gate tersebut yang bertugas minimal 2 orang karena digate tersebut petugas akan mengecek barang bawaan cabin dan boarding pas penumpang masing-masing sebelum menaiki pesawat agar tidak terjadinya sesuatu hal yang unprosedur seperti : bagasi cabin yang tidak sesuai dengan ukuran cabin pesawat, berat bagasi yang tidak sesuai dengan yang diperbolehkan, dll.   

Adapun tugas dalam boarding gate adalah :

•       Mengecek kembali boarding pass sekaligus mengisi passanger manifest yang nantinya akan diserahkan kepada cabin crew.

•       Setelah tepat pada waktunya untuk berangkat maka staff mengumumkan kepada penumpang agar bersiap-siap menuju pesawat

•       Kemudian sebelumnya dicheck kembali boarding pass yang ada pada penumpang.

•       Selain tugas-tugas tersebut diatas, staf boarding gate juga harus mengumumkan bila terjadi keterlambatan atau pembatalan penerbangan dari pesawat yang sedang ditunggu.

Adapun prosedur untuk mengatasi keterlambatan pesawat sebagai berikut :

1. Semua staf harus selalu berhubungan dengan penumpang dan tetap selalu menginformasikan terhadap penumpang jika terjadi perubahan.
2. Mengecek penumpang yang mempunyai penerbangan lanjutan dan mecari alternatif lain jika masih tersedia.
3. Menghubungi atau memberitahukan restaurant untuk menyiapkan makan sebelum membawa penumpang menuju restaurant.
4. Tetap menjaga keramahan kepada penumpang di dalam situasi keterlambatan atau ada pembatalan pesawat dan lakukan sebisa mungkin untuk menolong penumpang.
5. Mnjaga kerjasama dan kebersamaan dengan teman sekerja.
6. Memberitahukan kepa pihak imigrasi (jika internasional flight).
7. Tanyakan kepada operation staf berapa lama pesawat akan terlambat.

Dokumen yang ada di boarding gate antara lain :

1.  Limited Release Tag adalah :

Label yang diberikan pada bagasi yang pada saat di boarding gate teridentifikasi bahwa bagasi penumpang tersebut tidak termasuk kedalam standar bagasi uncheck atau tidak memenuhi syarat diperbolehkannya naik ke dalam bagasi cabin pesawat.

2. APB (Actual Passenger Onboard) adalah :

Dokumen pesawat yang diperlukan pada saat penerbangan Domestik, menerangkan jumlah adult, chd dan infant serta total penumpang secara nyata di dalam pesawat dan ditandatangani oleh PIC atau FSM (Flight Service Manager) serta informasi spesial handling.

Kegunaan bagian Lost and Found adalah :

“Dalam bagian ini lebih banyak berhubungan bagasi mulai dari mengecek bagasi penumpang sampai menangani bagasi penumpang yang hilang”.

•       Adapun prosedur penyelesaian claim bagasi hanya boleh dipergunakan pada setiap stasiun dimana airline beroperasi. Diluar dari stasiun pengoperasian, penyelesaian bagasi claim harus diselesaikan dimana copy dari form claim atau property irregurality report ( PIR) dan surat pengajuan claim yang dibuat oleh penumpang harus dikirim ke perwakilan airlines yang bersangkutan.

•       Claim yang dianggap meragukan dan perlu ditangani secara khusus, sebaiknya dimintakan petunjuk kepada distrik general manager (pimpinan tertinggi airline yang ada di airport) pada bagian claim bagasi.

Proses dan procedure lost and found

1• Petugas lost and found memberikan salam kepada penumpang ( greeting passenger ) yang akan melaporkan bagasinya yang hilang.

2• Selanjutnya petugas lost and found meminta penumpang menunjukkan ticket, passport, dan tag numbernya.

3• Kemudian petugas lost and found akan membuatkan property irregularity report (PIR) yang berisi informasi mengenai ciri – ciri tas yang hilang seperti merk, warna, ukuran, tanda khusus, dll.

4• Petugas lost and found akan menanyakan alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh petugas lost and found apabila tas sudah ditemukan.

5• Setelah selesai membuat PIR, petugas lost and found dan penumpang akan tanda tangan serta tembusan PIR tersebut akan diberi kepada penumpang sebagai bukti apabila ia ingin meminta ganti rugi atas bagasinya yang hilang.

6• Data bagasi yang hilang, oleh petugas lost and found akan dimasukkan ke computer dan di tracing ke seluruh dunia agar apabila ada bagasi yang ciri – cirinya sama dengan bagasi yang hilang akan di kirim ke tempat yang mencari bagasi tersebut.
7• Pencarian bagasi tersebut dilakukan selama 14 hari, apabila lebih dari 14 hari bagasi tersebut belum diketemukan maka penumpang Dapat meminta ganti rugi kepada airlines.

8• Ganti rugi diberikan berdasarkan berat tas yang hilang berapa kg. besar ganti rugi per kg yang diberikan kepada penumpang, tergantung kebijakan dari airlines yang bersangkutan.

9• Apabila tag number penumpang hilang, maka petugas lost and found tidak membuatkan PIR kepada penumpang melainkan membuatkan lost of unchecked article report. Kertas laporan ini fungsinya hampir sama dengan PIR, yaitu laporan memeriksa bagasi hilang, hanya saja airlines tidak bertanggung jawab atas hilangnya bagasi tersebut sehingga penumpang tidak mendapatkan ganti rugi dari airlines.
10• Apabila bagasi yang hilang sudah diketemukan, maka petugas lost and found akan menghubungi penumpang dan penumpang tersebut akan mengembilnya dengan mengisi tanda bukti serah terima bahwa penumpang tersebut sudah mengambil bagasinya

Adapun document pendukung lost and found yang diperlukan adalah sebagai berikut :

a. PIR (Property Irregularity Report), mencatat data penumpang dan bagasinya kedalam PIR

b. Tiket asli penumpang

c. Claim tag asli penumpang (label asli bagasi pax)

d. Passenger manifest (manifest data penumpang)

e. Form Claim (formulir laporan kehilangan bagasi)

f.  Label Rush Tag (label untuk pengiriman bagasi yang ketinggalan atau dikirim tanpa nama penumpang/pemiliknya)

g. Log book (buku catatan bagasi hilang) Lost and Found